Datenschutzrichtlinie

Dies ist eine Übersetzung der niederländischen „Privacyverklaring“. Rechtsgültig ist ausschließlich der niederländische Text (siehe Abschnitt 12).

1. Wer wir sind
Quadrivas Clinic Koiter & de Jong ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben. Wir sind eine Gesellschaft (niederländisch: maatschap) von zwei Quadrivas-Therapeutinnen:

Nicolette Koiter, Hoogeveenseweg 46, 7933 PG Pesse, Niederlande · Telefon +31 6 48 16 90 91 · AGB-Code: 90119698
Jeanine de Jong, Weerwilleweg 13, 7958 RV Koekange, Niederlande · Telefon +31 6 29 34 32 36 · AGB-Code: 90119635
E-Mail: info@quadrivaskoiterdejong.nl · Handelskammer (KvK): 85496731 · IBAN: NL74RABO0189899891 · USt-IdNr.: NL863643188B01

Wir sind Mitglied des Berufsverbands BATC und der Koepel NAP, der Dachorganisation für komplementäre Versorgung. Ansprechpartnerinnen für Datenschutzfragen sind sowohl Nicolette als auch Jeanine.

Diese Datenschutzerklärung gilt für Besucher unserer Website, Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen, und unsere Klienten. Wir halten uns dabei an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO; niederländisch: AVG), das niederländische Ausführungsgesetz zur DSGVO (Uitvoeringswet AVG, UAVG), das niederländische Gesetz über den medizinischen Behandlungsvertrag (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, WGBO) und das niederländische Gesetz über Qualität, Beschwerden und Streitigkeiten im Gesundheitswesen (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg, Wkkgz).

2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten nur Daten, die für Ihre Behandlung, unsere Verwaltung oder den Kontakt mit Ihnen erforderlich sind. Je nach Ihrer Situation kann es sich um Folgendes handeln:

Kontaktdaten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
Identifikationsdaten: Geburtsdatum und, für die Abrechnung mit Ihrer Krankenversicherung, der Name Ihres Versicherers und Ihre Versicherungsnummer.
Gesundheitsdaten: Ihre Beschwerden, Ihre (medizinische) Vorgeschichte, Ihre Medikamente, soweit relevant, Befunde und Behandlungsberichte.
Finanzdaten: Rechnungen, Zahlungsdaten und Zahlungsstatus.
Kommunikation: Nachrichten, die Sie uns per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder über das Kontaktformular senden.
Websitedaten: technische und statistische Daten über Ihren Besuch unserer Website (siehe Abschnitt 8).

Für sie gelten besonders strenge Regeln, und wir gehen besonders sorgfältig mit ihnen um. Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne die für eine sichere Behandlung erforderlichen Daten können wir Sie jedoch nicht behandeln.

3. Wofür wir Ihre Daten verwenden und auf welcher Rechtsgrundlage
Wir verwenden Ihre Daten nur für die unten genannten Zwecke. Für jeden Zweck gilt eine Rechtsgrundlage aus der DSGVO.

Termine vereinbaren und Kontakt halten. Daten: Kontaktdaten, Kommunikation. Rechtsgrundlage: Erfüllung bzw. Abschluss des Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Behandlung und Führung Ihrer Klientenakte. Daten: Kontakt-, Identifikations- und Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage:
Behandlungsvertrag und gesetzliche Dokumentationspflicht nach der WGBO (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO); für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. Art. 30 Abs. 3 UAVG.
Rechnungsstellung und Abrechnung mit Ihrer Krankenversicherung. Daten: Kontakt- und Identifikationsdaten, Behandlungsdaten, Finanzdaten. Rechtsgrundlage: Behandlungsvertrag und steuerliche Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
Bearbeitung von Beschwerden und Streitigkeiten. Daten: die für die Beschwerde erforderlichen Daten. Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung aus der Wkkgz (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Überwachung und Verbesserung der Qualität unserer Versorgung, einschließlich der Meldung von Vorfällen. Daten: so wenig wie möglich, nach Möglichkeit ohne Namen. Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung aus der Wkkgz (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Newsletter oder Informationen über unsere Behandlungen. Daten: Name, E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit widerrufen.
Beantwortung von Fragen über das Kontaktformular. Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihre Nachricht. Rechtsgrundlage: Ihre Anfrage und unser berechtigtes Interesse an einer Antwort (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Verbesserung unserer Website. Daten: anonymisierte Besucherdaten. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse oder Einwilligung, soweit gesetzlich erforderlich (siehe Abschnitt 8).

Wir verwenden Ihre Daten nicht für andere Zwecke, verkaufen sie nicht und treffen keine Entscheidungen über Sie auf Grundlage automatisierter Verarbeitung oder Profiling.

4. Ihre Klientenakte und unsere Schweigepflicht
Für eine gute und sichere Behandlung sind wir nach der WGBO verpflichtet, eine Akte über Sie zu führen. Darin stehen Ihre Daten, Ihre Beschwerden, die mit Ihnen getroffenen Vereinbarungen und Berichte über die Behandlungen.

Wer Zugang hat: nur Ihre behandelnde Therapeutin. Übernimmt die andere Therapeutin unserer Praxis vertretungsweise die Behandlung, erhält sie nur dann Zugang zu Ihrer Akte, wenn dies für Ihre Behandlung erforderlich ist und Sie zustimmen.
Schweigepflicht: Wir unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht. Wir geben ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nichts aus Ihrer Akte an andere weiter, auch nicht an Ihren Hausarzt oder Ihre Familie.
Ausnahmen: nur wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet, oder in einer Ausnahmesituation, in der Schweigen Ihnen oder einer anderen Person ernsthaften Schaden zufügen könnte (zum Beispiel bei Verdacht auf häusliche Gewalt oder Kindesmisshandlung gemäß dem niederländischen Meldekodex).
Ihre Rechte nach der WGBO: Sie dürfen Ihre Akte einsehen und kostenlos eine Kopie erhalten, eine eigene Erklärung hinzufügen lassen und die Vernichtung (eines Teils) Ihrer Akte verlangen. Wir führen einen Antrag auf Vernichtung (nach Eingang eines schriftlichen Antrags) aus, es sei denn, das Gesetz schreibt eine längere Aufbewahrung vor oder die Daten sind für eine andere Person von erheblicher Bedeutung.
Minderjährige: Bei Kindern unter 12 Jahren entscheiden die Eltern oder der Vormund. Zwischen 12 und 16 Jahren ist die Zustimmung sowohl des Kindes als auch der Eltern oder des Vormunds erforderlich. Ab 16 Jahren entscheidet der Klient selbst, auch über die Einsicht in die Akte.

5. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren
Wir bewahren Ihre Daten nicht länger auf als nötig oder gesetzlich vorgeschrieben. Danach vernichten wir sie auf sichere Weise.

Klientenakte: 20 Jahre ab der letzten Änderung der Akte. Grund: gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach der WGBO; länger nur, wenn dies für eine gute Versorgung erforderlich ist oder Sie darum bitten.
Rechnungen und Buchhaltung: 7 Jahre. Grund: steuerliche Aufbewahrungspflicht.
Beschwerdeakte: 2 Jahre nach Abschluss der Beschwerde. Grund: Bearbeitung von und Lernen aus Beschwerden (Wkkgz).
Nachrichten und Kontaktformular von Nicht-Klienten: 6 Monate nach dem letzten Kontakt. Grund: Beantwortung Ihrer Frage.
Daten für den Newsletter: bis Sie sich abmelden. Grund: Ihre Einwilligung.
Websitestatistiken: 2 Monate, wie in Google Analytics eingestellt. Grund: Verbesserung der Website.

6. An wen wir Ihre Daten weitergeben
Wir geben Ihre Daten niemals unaufgefordert an andere weiter. Wir teilen sie nur in folgenden Fällen:

Mit Ihrer Einwilligung: zum Beispiel, wenn Sie möchten, dass wir Ihren Hausarzt, Physiotherapeuten oder einen anderen Behandler informieren. Wir bitten Sie dann zuerst ausdrücklich um Ihre Einwilligung.
Ihre Krankenversicherung: Sie erhalten von uns eine Rechnung mit den Angaben, die Krankenversicherer für die Erstattung benötigen (Name, Geburtsdatum, Behandlungsdatum, Therapieform und AGB-Codes). Sie reichen die Rechnung selbst ein. Inhalte aus Ihrer Akte geben wir nicht an Ihren Versicherer weiter.
Bei einer Beschwerde: Wenn Sie über den Beschwerdebeauftragten oder die Streitbeilegungsstelle eine Beschwerde einreichen (siehe Abschnitt 10), teilen wir nur die Daten, die zur Bearbeitung der Beschwerde erforderlich sind.
Wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet: zum Beispiel auf rechtmäßige Anfrage der niederländischen Gesundheitsaufsicht (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd) oder eines Gerichts.

Für unsere Praxisführung setzen wir einige Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter). Mit ihnen haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, damit sie Ihre Daten ebenso sorgfältig und vertraulich behandeln wie wir und sie nicht für eigene Zwecke verwenden:

MijnDiad für die Klientenakte und Termine
Outlook für E-Mail
Ittica Media für die Verwaltung und das Hosting unserer Website
SnelStart für die Buchhaltung
Google Analytics für Websitestatistiken (siehe Abschnitt 8)

Außerhalb der Europäischen Union: Wir speichern Ihre Akte innerhalb der EU. Nur Google kann Websitestatistiken in den Vereinigten Staaten verarbeiten. Dies geschieht auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission sowie mit anonymisierten IP-Adressen.

7. Wie wir Ihre Daten schützen
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff. Dazu gehören unter anderem:

gesicherte Praxissoftware und Geräte mit Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung;
verschlüsselte Verbindungen (https) auf unserer Website;
Papierakten, sofern vorhanden, in einem verschlossenen Schrank;
keine Gesundheitsdaten in ungesicherten Nachrichten; wenn Sie uns medizinische Informationen senden möchten, besprechen Sie bitte vorher mit uns, wie dies sicher möglich ist;
Auftragsverarbeitungsverträge mit allen, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten.

8. Unsere Website, das Kontaktformular und Cookies
Kontaktformular. Die Daten, die Sie in das Formular eingeben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht), verwenden wir nur, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Beschreiben Sie Ihre gesundheitlichen Beschwerden im Formular bitte nicht ausführlich; diese besprechen wir gern persönlich.

Cookies. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die bei einem Besuch unserer Website auf Ihrem Gerät gespeichert wird. Wir verwenden:

Funktionale Cookies. Sorgen dafür, dass die Website gut funktioniert, zum Beispiel indem Ihre Sprach- und Cookie-Auswahl gespeichert wird. Einwilligung erforderlich: nein.
Analytische Cookies (Google Analytics). Geben Einblick, wie die Website genutzt wird, damit wir sie verbessern können. Eingestellt gemäß dem Leitfaden der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens): IP-Adressen anonymisiert, keine Weitergabe der Daten an Google für eigene Zwecke. Einwilligung erforderlich: nein, solange diese datenschutzfreundlichen Einstellungen gelten; andernfalls ja.
Social-Media-Cookies [nur wenn diese tatsächlich verwendet werden]. [Zum Beispiel für das Anzeigen oder Teilen von Beiträgen von Facebook oder Instagram.] Einwilligung erforderlich: ja, diese setzen wir erst nach Ihrer Einwilligung.
Sie können Ihre Cookie-Auswahl jederzeit über [Link oder Schaltfläche Cookie-Einstellungen] ändern und Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Soziale Medien und Websites Dritter. Auf unserer Website finden Sie Links zu anderen Websites und sozialen Medien. Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für diese Websites. Lesen Sie dazu bitte deren eigene Datenschutzerklärung.

9. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Auskunft: erfahren, welche Daten wir über Sie haben, und eine kostenlose Kopie erhalten.
Berichtigung und Ergänzung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
Löschung: Ihre Daten löschen lassen, sofern wir sie nicht gesetzlich aufbewahren müssen.
Einschränkung: die Verwendung Ihrer Daten vorübergehend aussetzen lassen, zum Beispiel während ein Berichtigungsantrag läuft.
Widerspruch: der Verwendung Ihrer Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses widersprechen.
Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem gängigen digitalen Format erhalten oder an einen anderen Behandler übertragen lassen.
Widerruf der Einwilligung: eine erteilte Einwilligung, zum Beispiel für den Newsletter, jederzeit widerrufen.

Senden Sie Ihren Antrag an info@quadrivaskoiterdejong.nl oder besprechen Sie ihn mit Ihrer Therapeutin. Wir können Sie bitten, sich auszuweisen, damit wir sicher sind, dass wir Daten an die richtige Person geben. Sie erhalten innerhalb eines Monats eine Antwort. Bei einem komplexen Antrag kann diese Frist um höchstens zwei Monate verlängert werden; dies teilen wir Ihnen dann innerhalb des ersten Monats mit. Für die Klientenakte gelten zusätzlich die Rechte aus der WGBO (siehe Abschnitt 4).

10. Beschwerden und Streitigkeiten (Wkkgz)
Wir möchten, dass Sie mit unserer Versorgung und mit unserem Umgang mit Ihren Daten zufrieden sind. Gemäß dem niederländischen Gesetz über Qualität, Beschwerden und Streitigkeiten im Gesundheitswesen (Wkkgz) verfügen wir über eine Beschwerderegelung und sind einem unabhängigen Beschwerdebeauftragten sowie einer anerkannten Streitbeilegungsstelle angeschlossen. Dies regeln wir über unseren Berufsverband BATC.

Sprechen Sie zuerst mit uns. Viel Unzufriedenheit lässt sich in einem persönlichen Gespräch mit Ihrer Therapeutin lösen.
Beschwerdebeauftragter. Gelingt das nicht oder möchten Sie das lieber nicht, können Sie kostenlos die Hilfe des unabhängigen Beschwerdebeauftragten über BATC in Anspruch nehmen: St. Annastraat 2, 6524 GA Nijmegen, Niederlande, Telefon +31 24 820 0909, info@batc.nu. Der Beschwerdebeauftragte hilft Ihnen, Ihre Beschwerde zu formulieren, und kann vermitteln.
Förmliche Beschwerde. Sie können Ihre Beschwerde auch schriftlich bei uns einreichen. Sie erhalten dann innerhalb von sechs Wochen eine schriftliche Stellungnahme mit den Maßnahmen, die wir ergreifen. Ist mehr Zeit erforderlich, dürfen wir diese Frist um höchstens vier Wochen verlängern; darüber informieren wir Sie vorab.
Streitbeilegungsstelle. Sind Sie mit der Bearbeitung nicht einverstanden oder finden wir gemeinsam keine Lösung, können Sie Ihre Beschwerde der Streitbeilegungsstelle CAMCoop vorlegen. Diese trifft eine verbindliche Entscheidung und kann Schadensersatz zusprechen.
Die vollständige Beschwerderegelung (auf Niederländisch) finden Sie unter [Link zur Beschwerderegelung] oder erhalten Sie auf Anfrage.

Beschwerde über Ihren Datenschutz. Betrifft Ihre Beschwerde unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, können Sie zusätzlich zu den oben genannten Schritten jederzeit Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde, der Autoriteit Persoonsgegevens, einlegen.

11. Datenpannen und Änderungen
Datenpanne. Geht trotz unserer Maßnahmen etwas mit Ihren Daten schief, zum Beispiel durch Verlust oder Diebstahl eines Geräts, melden wir dies innerhalb von 72 Stunden der Autoriteit Persoonsgegevens, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Besteht ein hohes Risiko für Sie, informieren wir auch Sie so schnell wie möglich.

Änderungen. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Gesetz oder unsere Arbeitsweise ändert. Die aktuelle Fassung finden Sie immer auf unserer Website. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Klienten aktiv.

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 3. November 2026 geändert.

12. Sprache
Diese Datenschutzerklärung wurde in niederländischer Sprache verfasst. Diese deutsche Fassung ist eine Übersetzung und dient nur zur Information.
Bei Abweichungen zwischen dem niederländischen Text und dieser Übersetzung oder bei Zweifeln über die Auslegung ist der niederländische Text rechtsgültig und maßgebend.
Im Falle einer Beschwerde oder Streitigkeit ist ausschließlich der niederländische Text verbindlich. Er wird nach niederländischem Recht und niederländischen Vorschriften ausgelegt und angewendet.